Das in die i-engine integrierte DMS-Modul verwaltet alle Arten von Dokumenten, Bildern, Email, generell alle Files.

Per automatische Schnittstellen oder per Drag&Drop werden die Dokumente importiert und in einem Dossier oder in der Ablagestruktur abgelegt. Dabei werden die Objekte automatisch indexiert, so dass sie jederzeit über die Metadatensuche oder die Volltextsuche wieder gefunden werden. Gleichzeitig werden auch die Thumbnails für eine rasche Vorschau herausgerechnet. Über check-out/check-in Mechanismen wird sichergestellt, dass nur eine Person gleichzeitig Dokumente verändert. Die Versionierung stellt sicher, dass die Entstehungsgeschichte nachvollzogen werden kann und selbstverständlich werden alle Aktivitäten protokolliert.

HR Allgemein:
○ Standarddossier pro Mitarbeiter
○ Mitarbeiter kann sein Dossier lesen
○ Aufbauorganisation ist abgebildet
○ Linie sieht eigene Mitarbeitende
○ HR sieht Dossier gemäss Verantwortungsbereichen
○ Zugriffschutz auf einzelnen Dokumenten
○ Schnittstelle vom und ins führende ERP (Bsp. SAP-HCM, NEXUS Personalmanagement)
○ Verhinderung von Schattenablagen in der Linie
○ Durchsetzung des Datenschutzes
○ Vernichtung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen

HR Consultants (für bestehende Mitarbeitende):
○ Umfangreiche Dokument-Suche/Anzeige unabhängig von Life Cycle des MA
○ Erstellen von Unterlagen ab Vorlagen
○ Anbindung an Scanning Lösungen für die einfache und schnelle Ablage eingehender Post
○ Umfangreiche organisationsübergreifende Workflows, (Bsp. Mitarbeiterbeurteilungen)

HR Recruitment:
○ Automatische Verarbeitung und/oder manuelle Verarbeitung von applikationsunabhängig erzeugten Dokumenten
○ Automatische Übernahme der Anstellungsunterlagen von Neuangestellten zwecks Neueröffnung von Personaldossier aus Recruiting Plattformen
○ Anbindung an Scanning Lösungen für die einfache und schnelle Ablage eingehender Post

HR Training:
○ Daten und Dokumente aus Learning Management System bearbeiten und verwalten wie z.B. Ausbildungszeugnisse
○ Automatische Verknüpfung der Trainings- und Entwicklungsprogrammen mit aktuellen Job Families

• Komplexe Workflows möglich
• Übersicht, zentrale Ablage
• Zugriffsberechtigung: lesen, ändern, Vorwersion
• Aktiv, inaktiv
• Entstehung: Prüfungsprozess
• Stammdaten, Freitextfelder
• Fristenbereich: bei welchem Datum wird welche Aktion erwartet

Download Fact Sheet Vertragsmanagement

Elektr. Rechnungsverarbeitung ohne Positionen (Prüfungen auf Kopfdaten)

• Erfassen, Klassifizieren und Verarbeiten sämtlicher eingehender Rechnungen
• Bau des Geschäftsfalldossiers mit allen relevanten Belege, Dokumenten, Emails und Daten
• Stammdatenverwaltung
• Kreditoren
• Kostenstellen, Kostenarten
• Währungen
• Gutschriften
• Teilkontierung
• Workflow ohne Bestellbezug: Prüfen, Kontieren, Visieren, Zusatzvisierung, Buchung, Archivierung
• Protokollierung sämtlicher Aktivitäten
• Stichproben
• Berücksichtigung der Unterschriftenregelung
• Automatische Zahlungsauslösung
• Workflow mit Bestellbezug: Automatisches Prüfen, vergleichen mit der Bestellung und Kontieren, Visieren, Zusatzvisierung, Buchung, Archivierung
• Protokollierung sämtlicher Aktivitäten
• Schnittstelle elektronische Rechnungsverarbeitung: Unidirektionale Schnittstelle, Buchungssatz für Rechnungen

Beschreibung folgt.

Wenn Sie schon jetzt mehr wissen möchten über die Bedarfsanforderung, kontaktieren Sie Peter Summermatter

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Email Management Inacta MailQ

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